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Beteiligungsformate im Intranet

von Georg Kolb

Serie: Partizipation im Intranet, Teil 5

Beteiligungsformate

In der oben eingefügten Tabelle habe ich eine Reihe von Formaten der Beteiligung im Intranet zusammen­gestellt. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständig­keit. Es handelt sich vielmehr um Formate, die relativ häufig zu finden sind, wenn Beteili­gung im Intranet gefördert werden soll. In der Praxis ist es nicht selten so, dass erst einzelne der genannten Bausteine an ein tradi­tionelles Intranet angedockt werden, dabei aber langsam das Bedürfnis wächst, alles irgend­wann auf einer Platt­form zusammen­zuführen. Denn es liegt im Interesse der Nutzer­freundlich­keit wie der technischen Verwaltung, dass die Nutzer nicht dauernd zwischen verschiedenen Platt­formen wechseln müssen. Neuere Intranets haben oft schon Basis-Bausteine integriert. Social Intranets oder Enterprise Social Networks vereinen meist alle Beteiligungs­formate auf einer Platt­form, dafür fehlt ihnen nicht selten der Anschluss an andere Systeme wie z.B. das Dokumenten­management. Auf jeden Fall ist der Trend zu beobachten, dass Beteiligungs­funktionen immer mehr zur Ausstattung von Intranets gehören.

Kriterien und Szenarien der Beteiligung

Um eine erste Orientierung zu ermöglichen, wozu die unterschied­lichen Formate überhaupt gut sind, habe ich sie in der Tabelle nach Kriterien bewertet, die für Beteiligungs­szenarien eine entscheidende Rolle spielen. Auch diese Kriterien erheben keinen Anspruch auf Vollständig­keit, und im Einzelfall mag die Bewertung etwas anders ausfallen, als von mir vorgenommen. Hier soll es nur darum gehen auf generelle Stärken und Schwächen aufmerksam zu machen, denn nicht jedes Beteiligungs­format passt aufgrund seiner Eigen­schaften zu allen Ziel­setzungen.

Eintrittsbarrieren

Für die Höhe der Beteiligung spielt es zunächst eine Rolle, wie hoch die Eintritts­barriere für die Nutzer ist. Dazu gehören sicher auch technische Aspekte wie die Einfach­heit der Bedienung oder die wichtige kulturelle Frage, wie erwünscht Beteiligung über­haupt ist. Aber für unseren Zusammen­hang soll es nur darum gehen, wie hoch die Anforderungen an die Beteili­gung selbst sind. Ist etwa viel Vorwissen für die Teil­nahme erforder­lich, dann erhöht das die Eintritts­barriere und die potenzielle Teilnehmer­zahl wird entsprechend sinken. Höher wird die Barriere nach der Nielsen-Regel auch, wenn eine hohe Beteiligungs­stufe gefordert ist, die Teilnehmer also selbst Beiträge verfassen müssen. Ist dagegen die soziale Bindung der Teil­nehmer hoch, kennen sie sich also unter­einander gut, senkt das die Schwelle zur Beteiligung. Die Teilnehmer­zahl bleibt dabei jedoch trotzdem relativ niedrig, da sie bei starker sozialer Bindung sinnvoller­weise nicht über die Dunbar-Grenze steigen sollte. Diese Zusammen­hänge will ich anhand einer Kurz­darstellung der einzelnen Formate noch etwas verdeutlichen.

Basis (bewerten, empfehlen, kommentieren)

Bewerten, Empfehlen und Kommentieren von vorge­gebenen Inhalten gehören zu den Basis­formaten der Beteiligung, die auch in traditionellen Intranets zur Probe von Beteiligungs­szenarien eingesetzt werden. Dabei können die Mitarbeiter ähnlich wie in öffent­lichen Online-Medien am Ende von Artikeln durch eine oder mehrere der genannten Funktionen ihre Meinung zum Ausdruck bringen. Die Eintritts­barriere ist hier so niedrig wie sie im Intranet sein kann. Jeder kann ohne besonderes Vorwissen und ohne besondere soziale Bindung teilnehmen, potenziell also alle Mitarbeiter. Auch die Beteiligungs­stufe ist sehr niedrig, wenn etwa eine einfache Bewertungs­funktion wie »like« angeboten wird. Wenn der Nutzer aller­dings einen Kommentar verfassen will, steigt die Anforderung an die Beteiligung sprung­haft an. Daher habe ich in der Tabelle für die Beteiligungs­stufe auch das Spektrum 1-5 eingetragen.

Grundsätz­lich ist die Öffnung von Kommentaren zu Intranet-Artikeln ein großer kultureller Schritt, insofern hier die Mitarbeiter womöglich erstmals zur Beteiligung eingeladen werden. Trotzdem ist das Risiko relativ gering, da im Intranet – anders als im World Wide Web – im Allge­meinen keine anonymen Kommentare zugelassen werden. Die soziale Kontrolle ist daher ziemlich hoch. Der Nutzen für das Unter­nehmen im Sinne der in einem früheren Post angesprochenen Motive ist dagegen ziemlich niedrig. Denn die Produk­tivität der Mitarbeiter und die Agilität des Unter­nehmens erhöhen sich dadurch nicht. Nur die Steuer­barkeit der Internen Kommuni­kation kann sich durch die Rück­meldungen zu einzelnen Inhalten etwas verbessern, von einem systematischen Regel­kreis kann man hier aber noch nicht reden. Mit der kollektiven Intelligenz, dem nächsten Format in der Liste, wird schon eine engere Anbindung an Unter­nehmens­ziele möglich. Zugleich entsteht auch bei den Mitarbeitern eher das Gefühl, dass ihre Beteiligung auch etwas bewirken kann.

Foto: marfis75 on flickr, CC BY- SA 2.0

Foto: marfis75 on flickr, CC BY- SA 2.0

Kollektive Intelligenz

Unter kollektiver Intelligenz will ich hier alle Formate verstehen, bei denen eine große Zahl von Mitarbeitern, die sich mehrheit­lich nicht nahe­stehen, ihre Meinung zu einer Frage oder Aufgabe abgeben, wobei die Meinungen der Einzelnen zu einer Gruppen­meinung gebündelt werden. Durch den Fokus auf eine gesetzte Aufgabe kann sicher­gestellt werden, dass die Beteiligung der Mitarbeiter ein Unter­nehmens­ziel unter­stützt. Außer dem Interesse am Thema sollte nicht zu viel Vorwissen für die Teilnahme verlangt werden, so dass bei niedriger Eintritts­barriere ein möglichst großes, heterogenes Feld von Teil­nehmern zusammen­kommt. Die soziale Bindung zwischen den Teil­nehmern ist also niedrig. Wie wir gesehen haben, muss sie das auch sein, um tatsäch­lich die »Weisheit der Vielen« auszuschöpfen. Was die Beteiligungs­stufe anbelangt, so fallen die Nutzer im Prozess kollektiver Intelligenz-Bildung nach der Nielsen-Regel in zwei Gruppen: Auf der einen Seite die wenigen Meinungs­macher, die Antworten auf die gestellte Frage formulieren. Auf der anderen Seite die Mehrheit der Mitläufer, die sich vorhandenen Meinungen anschließen.

Kollektive Intelligenz hilft der Unter­nehmens­führung dabei informierte Entscheidungen zu wichtigen Fragen wie Strategie, Ver­änderungen oder Innovationen zu treffen und verbessert dadurch letztlich die Steuer­barkeit des Unter­nehmens. Für die Interne Kommuni­kation kann sie ein wichtiger Meinungs­radar sein, mit dem kommunikative Lücken identifiziert werden.

Insgesamt ist kollektive Intelligenz jedoch vor allem ein Bottom-up-Instrument. Zur horizontalen Vernetzung der Organi­sation trägt sie dagegen weniger bei. Die Verknüpfung »Peer-to-Peer« kann auch erst dann richtig funktionieren, wenn jeder Teil­nehmer mit seinen Aktivitäten und Fähig­keiten sichtbar wird, so dass andere darauf zugreifen können. Die Instrumente, um dies zu ermöglichen, sind Nutzer-Profil und Activity Stream.

Nutzer-Profil

Viele Intranets verfügen über ein Mitarbeiter-Adress­buch. Zu einem partizipativen Nutzer-Profil gehört jedoch mehr: darin sollte der Mitarbeiter seine Lauf­bahn und seine Fähig­keiten selbst und möglichst vollständig darstellen, und zwar in einem Format, das gut durchsuch­bar ist. Dabei kann z.B. die Verschlag­wortung von Fähig­keiten und Interessen­gebieten helfen. Schlagwort-Wolken (»Tag-Clouds«), die grafisch zeigen, wie häufig ein Schlag­wort verwendet wurde, liefern dann einen schnellen Über­blick über die Expertise-Landschaft der Organi­sation. So ein leichter Zugriff auf das Wissen eines Unter­nehmens macht es produktiver und agiler, was für die Einrichtung von Profilen ein verbreitetes Motiv liefert.

Dennoch werden Nutzer-Profile nur selten richtig gut erstellt. Das liegt einerseits daran, dass sie Zeit und Über­legung kosten, die Beteiligungs­stufe also sehr hoch ist. Anderer­seits ist die soziale Bindung zu denen, die davon profitieren können, niedrig, und es kann etwas Zeit vergehen, bevor sich der Wert des Profils für den Mitarbeiter wie für das Unter­nehmen zeigt. Oben­drein geschieht das über­haupt nur dann, wenn möglichst alle Mitarbeiter ein möglichst hoch­wertiges Profil erstellt haben, was wiederum nicht so häufig der Fall ist, weil die Eintritts­barriere aus den genannten Gründen relativ hoch liegt.

Darüber hinaus haben Nutzer-Profile den Nach­teil, dass sie statisch sind. Sie zeigen nur, was der Mitarbeiter getan hat, aber nicht, was er gerade tut. Laufende Aktivitäten werden dagegen über den Activity Stream sichtbar. Er liefert ein lebendiges Bild von den Fähig­keiten des Mitarbeiters und ergänzt daher das Nutzer-Profil sehr gut, ja er kann sogar Teil des Nutzer-Profils werden, wenn dort die letzten Aktivitäten des Mitarbeiters in Form eines »Activity-Feeds« aktuell angezeigt werden. Um das wichtige Format des Activity Streams wird es im nächsten Post der Serie gehen.

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Kommentar von Leila Bekhit

Guten Tag,
gibt es einen Anhaltspunkt, wie viel prozentuale Beteiligung an Basisbeteiligungsformaten wie liken oder kommentieren als gut angesehen werden kann? Wir haben diese Funktionalitäten gerade eingeführt und würden die Beteiligungsquote gern bewerten.

Vielen Dank und beste Grüße
Leila Bekhit


Kommentar von Georg Kolb

Hallo Frau Bekhit,
leider gibt es keine allgemein gültigen Werte.
Der Beteiligungsgrad hängt z.B. stark davon ab, wie die vier Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten berücksichtigt wurden: was bringen die Inhalte dem Unternehmen und dem einzelnen Mitarbeiter? Wie leicht ist die Technologie zu bedienen? Wie ist die Kultur der Zusammenarbeit? Und wie gut wurden Sinn und Funktionen kommuniziert? (Siehe zu den Erfolgsfaktoren http://bit.ly/1J2iljq)
Trotzdem gibt es ein paar Richtlinien, die vielleicht zur ersten Orientierung dienen können.
Zunächst stehen Liken und Kommentieren auf unterschiedlichen Stufen der Beteiligung. Kommentieren ist aufwändiger, daher werden Sie immer mehr Likes als Kommentare bekommen. Der Usability-Experte Nielsen hat ja für Online-Communities die Regel aufgestellt, dass nur 1 % der Nutzer fast alle Inhalte kreieren, 9 % gelegentlich etwas beitragen und 90 % nur zuschauen. (Siehe zu Beteiligungsstufen und Nielsen: http://bit.ly/1jNSzcY)
Im Intranet kann die Verteilung – abhängig von den genannten Erfolgsfaktoren – noch ganz anders aussehen, aber Nutzer, die selbst Inhalte beitragen, werden immer eine kleine Minderheit sein. Zudem werden nicht alle Inhalte für alle Mitarbeiter in gleicher Weise relevant sein. Der Beteiligungsgrad müsste also relativ zur Größe der jeweiligen Zielgruppe beurteilt werden. Unter all diesen Vorbehalten würde ich sagen, dass die Beteiligungsquote – über alle Inhalte hinweg – für Kommentare sehr deutlich unter 1 % aller Nutzer liegen könnte, während Bewertungen im niedrigen einstelligen Prozentbereich denkbar wären.
Viel Erfolg und viele Grüße
Georg Kolb

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