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Beteiligungsformate im Intranet: Activity Stream und Gruppe

von Georg Kolb

Serie: Partizipation im Intranet, Teil 6

 

Activity Stream

So wie die Time­line von Twitter oder der News-Feed von Face­book besteht der Activity Stream im Intranet aus einer fort­laufend aktuali­sierten Liste von Aktivi­täten derer, denen ich folge. Jemandem zu folgen bedeutet, dass seine Aktivi­täten als Teil meines Activity Streams angezeigt werden. Ich habe sie sozu­sagen abonniert, wobei es sich um ein Echt­zeit-Abonne­ment handelt, ich sehe also, was mein Kollege getan hat, unmittel­bar nach­dem er es getan hat.

Folgen heißt Vernetzen

Dieser Gefolgschafts­mechanismus ist viel­leicht das stärkste Vernetzungs­instrument, das im Intra­net zur Verfügung steht. Aus den Aktivi­täten eines Kollegen kann ich erken­nen, wie interes­sant er für meine Arbeit wirk­lich ist. Das erfahre ich insbe­sondere aus den kurzen Activity Updates, die er zu seiner Arbeit verfassen kann. Sie sind häufig so kurz wie ein Tweet, üblicher­weise liegt die Grenze bei wenigen hundert Zeichen Umfang. Längere Texte würden den Activity Stream über­laden. Die Updates können aller­dings mit Anhängen aller Art ange­reichert werden. Außer­dem bekomme ich Zugang zum Netz­werk dessen, dem ich folge. Denn zu den Aktivi­täten, die mir ange­zeigt werden, gehört nicht nur, was er selbst verfasst, sondern auch die Bewer­tungen, Empfeh­lungen und Kommen­tare, die er über andere abgibt. Wem ich folge, liegt bei mir. Ich sehe also nur, was ich für relevant halte. So kann der Activity-Stream zum kommuni­kativen Zentrum meiner Arbeit werden. Hier erfahre ich, was andere tun, die für mich wichtig sind, und ich teile anderen mit, woran ich gerade arbeite.

Kommunikations­ströme selbst steuern

Wie aktiv ich mich beteilige, hängt auch von mir selbst ab. Ich kann nur beob­achten oder sehr viel mitteilen. Oder ich kann mal das eine, mal das andere tun, je nach­dem, in welchem Umfeld ich mich gerade bewege. Benötigtes Vorwissen, Beteiligungs­stufe und soziale Bindung hängen eben­falls von den Umfeldern ab: Was mein Chef oder enge Arbeits­kollegen tun, werde ich genau verfolgen und auch schnell darauf reagie­ren. Anderes werde ich nur zur Informa­tion beobachten.
Für die bloße Beobach­tung ist die Eintritts­barriere sehr niedrig. Üblicher­weise bekommt jeder Activity Stream-Nutzer zunächst Zugang zu allen Aktivi­täten aller Mit­arbeiter. Das wird natür­lich selbst in kleinen Unter­nehmen schnell unüber­sichtlich. Jeder Nutzer muss sich also gut über­legen, wem er folgen will. Er hat nun die Macht seine Kommunikations­ströme stärker selbst zu bestim­men, aber er muss es auch tun, um nicht über­schwemmt zu werden. Die Zahl derer, denen er folgt, wird also immer über­schaubar bleiben müssen, um daraus noch einen Wert ziehen zu können, während die eigene Gefolg­schaft beliebig hoch sein kann. Es kommt darauf an, wen ich für meine Arbeit erreichen muss. Für einen Forscher mögen das nur wenige Experten sein, während der CEO alle erreichen können sollte.

Leben­dige Exper­tise finden

Grund­sätzlich sollte möglichst jeder Mit­arbeiter einen Activity Stream pflegen, denn je mehr Betei­ligte es gibt, desto besser wirkt das System der Vernet­zung. Wenn jeder ein Online-Abbild seiner Aktivi­täten erzeugt, dann lässt sich per Such­funktion die Exper­tise zu jedem Thema im Unter­nehmen leicht finden, und zwar nicht nur in statischen Doku­menten, sondern in leben­diger Projekt­arbeit. Das macht die Arbeit produk­tiver und agiler, das Unter­nehmen wird steuer­barer. Der Activity Stream ist aller­dings nicht das Medium, um sehr tief in die Inhalte zu gehen. Hier geht es eher um Status-Meldungen, Anfragen und schnellen Informations­austausch. Zu hohe Inhalts­tiefe würde die weit­räumige Vernet­zung im Unter­nehmen auch verhin­dern. Daher habe ich in der im letzten Post vorge­stellten Bewertungs­tabelle auch keine Höchst­werte für Vorwissen oder Beteiligungs­stufe gegeben. Für die Zusammen­arbeit in der unmittel­baren Team-Umgebung ist die Vertie­fung aller­dings nötig. Dafür gibt es jedoch eigene Instru­mente, insbe­sondere die Gruppen­funktion.


Joining the community Joining the community, Foto von Susanne Nilsson, CC BY – SA 2.0

Gruppe

Die Gruppe – oft auch Commu­nity genannt – ist ein Kommunikations­raum inner­halb des Intra­nets, der nur für die Mit­glieder einer Interessen­gemeinschaft bestimmt ist. Die Aktivi­täten der Gruppe können offen oder nur auf Ein­ladung zugäng­lich sein. Ein Gruppen-Mode­rator oder Commu­nity Manager kümmert sich darum, dass Mitglieder­profile und Aktivi­täten der Gruppe im Sinne des Gruppen­interesses bleiben. Idealer­weise ist der Mode­rator der Gruppe ein Mit­arbeiter, der die Gruppe gegrün­det hat, um einen Raum für die Ver­tiefung seines Interessen­gebietes zu schaffen. Sind Beteiligungs­formate im Intra­net aller­dings noch neu, dann wird es not­wendig sein, Trainings für Gruppen­moderation anzu­bieten, um die Mit­arbeiter mit der Funktio­nalität und der sozialen Dynamik von Online-Gruppen vertraut zu machen. Interne Kommuni­katoren werden die Mode­ration von Pilot­gruppen über­nehmen oder unter­stützen müssen. Das ist ein eigenes Aufgaben­gebiet, das ich hier nicht weiter aus­führen kann.

Gruppen­größe nach dem Zweck aus­richten

Ob offen oder geschlossen, für alle Mitglieder ist die Eintrittsbarriere relativ hoch, denn jedes Mitglied muss Vorwissen zum Thema mitbringen, um von der Gruppe profitieren zu können. Teams nützen Gruppen für ihre Projektkommunikation, aber Gruppen können sich auch um größere Interessengebiete bilden wie z.B. Branchentrends. Die Zahl der Mitglieder sollte sich bei Projekt-Teams deutlich innerhalb der Dunbar-Grenze bewegen, um enge Zusammenarbeit zu ermöglichen. Selbst bei großen Gruppen wird es nach der Nielsen-Regel nur einen relativ kleinen aktiven Kern geben, während die anderen Mitglieder den Gruppenaktivitäten nur folgen. In jedem Fall zeichnen sich Gruppen durch höhere soziale Bindungen aus als das offene Intranet. Bei Projekt-Teams oder in geschlossenen Gruppen kann diese Bindung sogar sehr hoch sein.

Inhalte verant­wortlich teilen

Die Kommuni­kation in der Gruppe funktio­niert nach dem Modell des Activity Streams: jede Gruppe verfügt über einen eigenen Stream, in dem die Aktivi­täten aller Mit­glieder für alle anderen Mit­glieder sicht­bar sind. Entschei­dend ist, dass die Mit­glieder verant­wortlich mit der Veröffent­lichung ihrer Activity Updates umgehen. Dabei hilft die Funk­tion des gruppen­spezifischen Updates. Jeder kann bestim­men, ob sein Update für alle sicht­bar sein soll, die ihm folgen, oder nur für eine bestim­mte Gruppe, der er ange­hört. Zur weiteren Entlas­tung des Gruppen Streams können auch Privat­nachrichten verschickt werden, wenn der Inhalt wirk­lich nur für eine Person relevant sein sollte. Und für schnellen, infor­mellen Aus­tausch, der gar nicht gespeichert werden muss, leistet auch hier eine Chat-Funk­tion nach wie vor gute Dienste.
Wenn die Mit­glieder einer Gruppe auf diese Weise verantwort­lichen Gebrauch vom Gruppen-Activity Stream machen, dann wird Online-Projekt­kommunikation wesent­lich rele­vanter, schneller, einfacher und übersicht­licher, als sie es mit E-Mails jemals sein konnte. Jedes Gruppen­mitglied kann sich jeder­zeit mit wenigen Klicks ein Bild vom Stand der Dinge machen, da alles offen zutage liegt. Nichts ist in schwer auffind­baren E-Mails versteckt, wodurch der Auf­wand für wechsel­seitige Status-Reports zu den verschie­denen Teil-Projekten spürbar sinkt.
Wie der Activity Stream eines Einzel­nen funktio­niert der Stream einer Gruppe aber nur dann, wenn er nicht zu über­laden ist. Die Informa­tionen in einer Gruppe sind zwar speziali­sierter, aber auch hier dürfen die Updates nur kurz sein, während Details in die Anhänge verbannt werden. Für die Fälle, in denen mehr Platz für Inhalte und Inter­aktionen zu diesen gebraucht wird, gibt es noch weitere Formate: Wikis und Blogs. Wikis dienen der gemein­samen Erarbei­tung von Inhalten, bei Blogs steht im Allge­meinen nur ein Autor im Vorder­grund, während andere Teil­nehmer dessen Inhalte kommen­tieren. Um diese beiden Formate wird es im nächsten Post gehen.


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